dKonten.com – Surat undangan adalah surat yang sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Ada yang berbentuk resmi dari suatu instansi dan ada juga yang berbentuk tidak resmi (pribadi). Dikenal dengan istilah ‘Official Invitation Letter’ dan ‘Personal Invitation Letter’. Ada bermacam-macam gaya penulisan. Jadi apa saja yang kita perlukan dalam membuat surat resmi (Formal Letter)?
Step 1. Add your letterhead
Surat resmi biasanya memiliki letterhead atau kop surat. Surat resmi melambangkan organisasi atau kantor yang mengirimkan surat tersebut.
Step 2. Mention the Sender’s Address
Alamat pengirim juga biasanya terdapat pada kop surat. Hal ini menandakan bahwa surat yang dikirimkan resmi.
Step 3. Write the subject line (if you’re sending emails)
Subject line mencerminkan kepentingan surat.
Misalnya:
- Subect line: Invitation for the graduation ceremony of Class of 2020
- Subect line: Invitation for Parents teacher Meeting
- Subect line: Invitation for School Ceremony
Step 4. Write the Date
Date adalah tanggal waktu pengiriman surat. Ada banyak cara menuliskan tanggal pengiriman surat.
Misalnya :
British English
- the Fourteenth of March, 2021
- 14th March 2021
- 14 March 2021
American English
- March the Fourteenth, 2021
- March 14th, 2021
- March 14, 2021
Step 5. Mention the Recipient’s Address
Tuliskan nama dan alamat penerima. Beri jarak antara date dan nama&alamat penerima. Pastikan namanya dieja dengan benar. Alamat ini juga harus terlihat bila kertas dilipat menjadi tiga bagian.
Misalnya:
- Oscar Lee
- Managing Editor
- Acme Graphic & Design
- 123 Business Rd.
- Business City, CA 54321
Step 6. Include the Salutation
Awali dengan salutation atau salam. Tulis– Dear Madam/Sir- bila kita tidak mengetahui penerima. Akhiri salutation dengan tandak koma dan beri jarak ke bagian berikutnya.
Misalnya:
- To Whom It May Concern (bila diketahui siapa penerima surat)
- Dear Mr.Agung
- Dear Ms Anissa
- Dear Mr Williams (gunakan nama keluarga bila tidak diketahui)
Step 7. Write the Main Body of the Letter
Terdiri dari dua atau tiga paragraph. Bisa dimulai dengan menggunakan kalimat seperti contoh di bawah
- We’re pleased to welcome you…
- Our organization will be venerated to welcome you as a guest…
- It would be a pleasure for us if you could come…
- We would be glad if you could come to…
- On behalf of our organization, we would like to welcome you…
Kalimat-kalimat di atas menggunakan pernyataan yang menyatakan rasa hormat dan kebahagiaan dalam mengundang penerima surat. Setelah bagian ini, surat dapat dilanjutkan dengan menjelaskan peristiwa yang akan diselenggarakan. Sebutkan detil acara seperti tanggal, waktu, tempat. diletakkan di paragraf pertama untuk memudahkan penerima surat mengingat informasi yang diberikan.
Misalnya:
I am glad to invite you to a business meeting to discuss matters of market expansion for our company. Thank you for your company’s cooperation in our business activities for three years. With reference to our telephone conservation yesterday, I wish to extend an invitation to the meeting that will take place in our office plaza Boardroom 5 2nd floor, on 15th March 2020 at 9 am.
Pada paragraph yang ke dua, sebaiknya terdapat penekanan akan pengirim undangan sebagai penyelenggara acara. Juga dijelaskan akan tujuan dan mengapa penting untuk dihadiri.
Misalnya:
The main agenda of this meeting is to expand our business to Europe and Asia and setting up regional offices in these areas. Additionally, we shall discuss the business proposal for the merger of our companies. It is a great pleasure to do business with you and your presence in this meeting is highly valued.
Step 8. Include the closing and signature
Pada bagian penutup (paragraph 3), nyatakan rasa terimakasih terhadap penerima undangan karena mempertimbangkan undangan yang dikirimkan. Juga tekankan bahwa kehadiran mereka juga ditunggu. Bila kita memerlukan tanda bahwa mereka akan hadir, maka kita bisa menyatakan bahwa mereka perlu menyatakan kehadiran mereka melalui email atau mengisi sebuah formulir atau menelpon. Jangan lupa memberikan alamat email, atau formulir online yang harus mereka isi ataupun nomor kontak untuk mempermudah dalam berhubungan.
Misalnya:
Kindly find the attached agenda for the meeting and the business proposal for your consideration. If you have any matters that you wish to discuss, please include it in the current agenda and share a copy with us at the latest 10th March 2020. Please confirm your attendance soon.
We look forward to taking our business corporation to a higher level.
Best wishes,
Lloyd Ward
Step 9. Proofread your Letter
Bacalah kembali isi surat agar tidak terjadi kesalahan baik dalam pengejaan ataupun kalimat yang terdapat di dalamnya. Jangan sampai terdapat kesalahan yang fatal.
Selamat mencoba!
